Bin ich verpflichtet meine E-Mails zu archivieren?
Ja, seit dem 1. Januar 2015 gelten für Sie als Unternehmer neue Regeln zur Aufbewahrungspflicht für E-Mails. Die vom Bundesfinanzministerium Ende 2014 veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisieren insofern die Anforderungen aus § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch. Mit dem E-Mail-Archiv der iWelt sind Sie in der Lage, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Wie viele Jahre müssen die E-Mails aufbewahrt werden?
Dokumente mit Belegfunktion, wie Handelsbriefe oder Geschäftspapiere müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden. Unterlagen der Buchhaltung, Bilanzen oder Buchungen, Daten mit Grundbuch- und Kontenfunktion, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.